Kommunen, der effektiviserede sin projektledelse

Nes kommune ligger med sine 20.000 indbyggere et stenkast fra Oslo. Nes er et roligt sted med familier, lokalbefolkning og mindre virksomheder. Nes kommune har på grund af de stigende priser i Oslo og Viken satset stort på både at etablere nye private boligområder og gøre det lettere for virksomheder at flytte dertil. Kommunen har nu takket været iBinder effektiviseret sit arbejdsflow med henblik på fortsat vækst.

Ali Reza Heidari har en travl hverdag som projektleder inden for vand og kloak i Nes. Drift og vedligeholdelse af over 800 km vand- og kloakledninger med 72 pumpestationer rundt omkring i kommunen er en del af Heidaris ansvarsområde. Han er sammen med et team af underleverandører ansvarlig for modernisering af kommunens regnvandsledninger i forbindelse med et udbedringsarbejde på Humleveien på Oppåkermoen.

"Her er der som i alle andre projekter også mange udfordringer. Det oplever vi bl.a. i form af krævende jordbundsforhold i området. Sommetider er vi nødt til at pilotere og bruge faskiner for at kunne lægge nye rør. Der ligger også udfordringer i, at pladsen er trang i området, og at vi samtidig med arbejdet skal styre trafikken og koordinere med alarmcentralen og brandvæsenet", fortæller Ali Reza.

Adgang til alle informationer, uanset hvor du befinder dig

Den kritiske opgave med at modernisere regnvandsledningerne forudsætter ikke kun, at vedligeholdelsesarbejdet forløber fejlfrit og effektivt – det er også afgørende, at Ali Reza har hurtig adgang til og overblik over projektet. Opdatererede plantegninger, logistik mellem leverandører, effektiv kommunikation mellem de tilknyttede konsulenter og de berørte i området skal fungere problemfrit og effektivt, uanset om Ali Reza befinder sig på stedet eller er på farten.

"Når vi står ude på byggepladsen, er vi som regel i tæt dialog med de folk, der arbejder på stedet. Vi arbejder på at få styr på de problemer og udfordringer, de har, ved at finde løsninger i fællesskab – det er her, iBinder virkelig gør nytte. Vi uploader billeder, dokumentation og informationer, så alle involverede i projektet har adgang til de samme data og hele tiden er opdateret. Det gode ved iBinder er, at programmet har et tydeligt og brugervenligt design, som er let at navigere i. Samtidig har alle brugere hele tiden adgang til alle informationer, uanset hvor de befinder sig", siger Ali Reza.

Overordnet styring giver mere effektive projekter

Ali Reza skal ofte styre flere igangværende projekter på én gang og samtidig være til rådighed og forberedt på eventuelle komplikationer. Der har tidligere været udfordringer med dokumentation og arkivering på forskellige opbevaringsmedier som f.eks. USB-penne eller fysiske ringbind, der let bliver glemt på en byggeplads. Kommunen har med iBinder nu styr på alle sine processer lige fra planlægning og kommunikation til udførelse og endelig dokumentation.

"Tidligere blev alt kommunikeret via e-mail og andre kanaler, og det gav anledning til en række misforståelser mellem parterne. Vi havde meget lidt styr på, hvem der var ansvarlig for, at de gældende tegninger blev brugt, og det var krævende at indsamle informationer. Efter at vi er begyndt med iBinder, kan vi altid uploade al dokumentation direkte til skyen – og det betyder, at vi har fået et meget bedre overblik, og at alle data er opdaterede og korrekte. Fordelen ved softwaren er, at vores projekter bliver meget mere effektive, så vi kan arbejde med flere opgaver samtidig", siger Ali Rezai.

En platform til alle projektets faser

Det har været afgørende for en vellykket digitalisering i Nes kommune at have en digital platform, der er nem at navigere på både for nye og etablerede brugere. Samtidig dækker iBinder behovet så godt, at man helt har kunnet gå væk fra papirudgaver og e-mailtråde. Kommunen har ikke blot kunnet effektivisere sine projekter, men også forbedret kvaliteten i arbejdet takket være den enkle grænseflade og muligheden for at samle al dokumentation på ét sted, siger Ali Reza, som endnu engang understreger, hvor nemt det er at navigere i værktøjet på grund af designet og fordelen ved, at informationerne altid er tilgængelige.

"Nu bruger vi iBinder i alle projektets faser – dvs. i planlægningsfasen, udbudsfasen og udførelsesfasen. Vi bruger det både til at kommunikere med vores konsulenter og entreprenører og til at håndtere ændringsmeddelelser, reagere på tekniske spørgsmål, have overblik over projektets økonomi og ikke mindst til at tilvejebringe endelig dokumentation for projektets kvalitet", slutter Ali Reza.