Eiendomsselskap samler prosjekter og forvaltning med iBinder

Lilium Fastigheter er et familieeid eiendomsselskap med hovedkontor i Sundsvall og virksomhet primært i Nord-Sverige. Lilium har mange bygge- og forvaltningsprosjekter gående samtidig, og her har iBinder vist seg å være uvurderlig. Ved alltid å ha full kontroll over all dokumentasjon og kommunikasjon i forbindelse med prosjekter og forvaltning, sparer de mye tid og reduserer risikoen for kostbare misforståelser og forsinkelser.

Jacob Börjesson jobber som byggeprosjektleder i Lilium. Han er en erfaren iBinder-bruker, og med i gjennomsnitt ti samtidig pågående prosjekter er verdien av å kunne holde orden på all informasjon i en og samme portal vanskelig å overvurdere. Permer og faner gjør det intuitivt og enkelt å opprette en informasjonsstruktur som passer Liliums krav og Jacobs måte å jobbe på. Dette til tross for at det dreier seg om forskjellige eiendommer og byggeplasser.

- De største fordelene med å ha all dokumentasjon og kommunikasjon samlet på ett sted? Det sparer masse tid for meg som prosjektleder, og jeg skjønner ikke hvordan man tidligere greide å holde styr på så mange prosjekter samtidig. Vi har jo både store prosjekter som løper over lang tid, og mindre tilpasninger på kanskje tre måneder. De har alle ulike utfordringer som vi raskt må kunne sette oss inn i.

Lilium har i alt over 250 permer, med over 100 personer som samhandler i dem. For Jacob er det derfor viktig at informasjonen er lett tilgjengelig, for eksempel når man har behov for å finne et tidligere prosjekt eller bare en eldre versjon av en tegning.

- Du ser jo med det samme hva slags dokument det er, du har all byggdokumentasjon og alle revisjoner direkte i iBinder. Vi har også tilpasset permer etter bedriftens maler og strukturer, og jeg har dessuten opprettet egne maler for vanlige typer prosjekter med egne faner og grunninnstillinger.

Kommuniser og del informasjon med alle prosjektmedarbeidere i sanntid

Muligheten til å sende meldinger, dele informasjon og dokumenter og få kvittering direkte i iBinder er noe Jacob setter stor pris på.

- Det er så praktisk å slippe å skrolle gjennom hele innboksen for å finne en kvittering på noe man har sendt ut. Gjelder det viktige beskjeder til prosjektteamet, vet man at de har kommet frem. Før en sluttinspeksjon kan man for eksempel gi beskjed om at visse dokumenter skal ligge under en viss fane, slik at man kan kontrollere at alt finnes. Deretter kan man dele inspeksjonsrapporten med leietakeren.

Mobil tilgang via skyen

I iBinder er all informasjon tilgjengelig via mobil eller nettbrett, og det er en mulighet Jacob ofte benytter seg av. Ettersom alt ligger i skyen, trenger han heller ikke være redd for at noe blir borte.

- Det er perfekt å bruke mobilen eller nettbrettet når man er på et byggmøte og vil kontrollere en detalj. Før måtte man lagre alt på en lokal harddisk og holde oversikt over hvor det lå, for eksempel garantidokumenter for hvitevarer som de i drift og vedlikehold må ha tilgang til.

Enkel plattform med minimalt behov for opplæring

Det meste i iBinder er svært lett å forstå for en ny bruker, men Lilium har likevel benyttet seg av muligheten til skreddersydd opplæring.

- Ja, det er både ganske grunnleggende opplæring om permer og organisasjonsformer, og mer avansert opplæring for de som trenger det. Noen er jo vant til andre systemer. Supporten er også rask og god, vi får som oftest svar i løpet av et par timer.

Lilium videreutvikler samarbeidet

Jacob forteller at de gradvis legger til flere grupper av brukere, som teknikere og forvaltere. Målet er å lære opp hele bedriften. Snart vil Lilium også ta i bruk funksjonaliteten for sjekklister og forvaltning.

- Vi er i ferd med på se på en helhetsløsning som knytter sammen byggeprosjekter og forvaltning. Vårt mål er å kunne ta et prosjekt gjennom hele livssyklusen uten masse unødig arbeid mellom fasene, avslutter Jacob Börjesson.

Fakta om Lilium Fastigheter

• Familieeid eiendomsselskap
• Hovedkontoret ligger i Sundsvall
• Totalt utleieareal på ca. 325 700 kvm
• Eiendomsmassen omfatter kontorer, butikker, industrilokaler og boliger til en eiendomsverdi på ca. 6 milliarder svenske kroner. Leieverdien utgjør ca. 410 millioner kroner
• Blant de nåværende prosjektene er utbygging av en solcellepark i Boden og et større om- og tilbyggsprosjekt for Nordea i Sundsvall