"Vi sparar både tid och resurser"

Arkitektbyrån Alex Poulsen Arkitekter utgår från den nordiska arkitekturtraditionen där funktion, kvalitet och rymd är grundparametrar. Laura Eglite arbetar som byggledare och hon beskriver APA som en arbetsplats man aldrig vill lämna, men när hon började för över sex år sedan var arbetet betydligt mindre strukturerat. Det saknades en plats för informations- och dokumenthantering över beställare, anbud och utförande. Vändningen kom med iBinder.

Arkitektbyrån Alex Poulsen Arkitekter arbetar inom ett brett spektrum av nybyggnation och renovering. Fokus är att identifiera ett projekts unika karaktär och utifrån det säkerställa byggnadens estetik, logistik, säkerhet och trygghet. Designstudion etablerades 1944 och har varit en återkommande partner och rådgivare åt ett stort antal offentliga och privata institutioner, men trots sina framgångar saknades ett praktiskt arbetssätt. Fysiska anbud tog upp för mycket tid och resurser i den dagliga verksamheten.

"Det var väldigt opraktiskt. Vi använde främst e-post och en del WeTransfer för att skicka större filer. Jag skickade anbud med post och sedan dök alla upp fysiskt med en bunt papper. Jag fick gå igenom erbjudandena snabbt och själv göra en summering", berättar Laura.

Effektivare dokumenthantering blev lösningen

Lösningen kom när några av Lauras kollegor som tidigare använt sig av iBinder kom med förslag att testa på den smidiga lösningen för dokumenthantering. APA ingick ett avtal och sedan fyra år tillbaka har det blivit en självklar del av arbetsprocessen. Med hjälp av iBinder beskriver Laura att de sparar både tid och energi, och att de fått ett ökat hållbarhetsfokus.

"Vi använder iBinder för alla våra ärenden. Allt är så mycket mer automatiserat tack vare det. Det tar tre klick att göra en snabb anbudssammanfattning så att våra entreprenörer kan få ett preliminärt svar om resultatet. Entreprenörerna behöver heller inte längre vara fysiskt närvarande vid ett anbud och att jag kan sitta i lugn och ro och granska de erbjudanden som kommer in. iBinder har verkligen underlättat min vardag."

Ett smidigt verktyg som nås av alla parter

När ett projekt ska godkännas av en beställare skapar Laura en projektpärm som alla parter kan komma åt, på så sätt får alla tillgång till samma information och kan skapa anteckningar och kommentarer som alla kan se. Genom att ha anbuden i iBinder kan de snabbt och smidigt ta emot input från berörda arkitekter och ingenjörer. I projektens olika mappar samlar de filer som automatiskt uppdateras för alla inblandade. Till skillnad från tidigare när de kunde blanda ihop e-postmeddelanden som kom in behöver de inte längre vara oroliga för att förbise något, all information som kommer in syns för alla berörda och uppdateras automatiskt.

"Att byta från fysiska anbud, mail och Wetransfer till iBinder har sparat mig både tid och resurser. Nu kan jag alltid komma åt materialet när jag är på fysiska byggarbetsplatser. Våra byggare är också lättade över att det är så enkelt att komma åt dokument och filer. Det är så coolt att ha en form av bas som alla har tillgång till när som helst", avslutar Laura Eglite.